Title: TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO/710.5.1999
Author: Raija Tervo-Pellikka
Last saved by: Ari Kolehmainen
Company: OIKEUSMINISTERIÖ

TIETEELLISEN TUTKIMUKSEN REKISTERISELOSTE
		   			Henkilötietolaki (523/99) 10 §

					Laatimispvm: 30.11.2007

1a. Tutkimusrekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Rekisterin pitäjä: 
Työelämän tutkimuskeskus, 33014 Tampereen yliopisto
Puh. (03) 3551 7021

Rekisterin toteutuksesta ja ylläpidosta vastaa hankintasopimuksella:
Mindcom Oy, Microkatu 1, 70211 Kuopio
Puh. (017) 441 2200

1b. Tutkimuksen vastuullinen johtaja | Projektipäällikkö Minna Leinonen (minna.leinonen@uta.fi)

1c. Tutkimuksen suorittajat

Projektipäällikkö Minna Leinonen
Tutkija Nina Talola
Tutkija Liisa Huhta
Tutkija Katja Uosukainen
Tutkija Sirkku Terävä
Tutkija Jouni Kempe
Tutkija Hanna-Leena Autio

Mindcom Oy:n kyselypalvelun ylläpitäjä

2. Tutkimusrekisteri-asioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi ja yhteystiedot

Mindcom Oy, Microkatu 1, 70211 Kuopio. Puh. (017) 441 2200.

3. Tutkimuskohde/
    tutkimustarkoitus

kertatutkimus, 
        nimi:                                 

   seurantatutkimus,
        nimi:                       Naisten ja miesten työhyvinvointi ja tasa-arvo. Rekisteri työpaikkojen tasa-arvokyselyn tilaajista. 
Henkilörekisteri perustetaan tasa-arvokyselyn organisaatiokohtaisista hallinnoijista organisaatiokohtaisen kyselyn perustamista, tunnusten jakelua, tulosten keräämistä ja tulostamista varten sekä mahdollisten kyselyn ylläpitoon liittyvien yhteydenottopyyntöjen varalta palveluprosessin nopeuttamiseksi. Henkilörekisterin tiedot tallentuvat erillisinä tutkimustiedoista. Yksilöintitietoja käsitellään luottamuksellisesti eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille. (HetiL 5-7 §).   
Ensisijaisesti kysely tuottaa tuloksen tasa-arvotilanteesta vastaaja-organisaatiolle. Organisaatio voi toteuttaa kyselyn kertaluontoisesti tai toistuvasti. Toiseksi, organisaation anonyymit vastaukset kertyvät vuosittain sektorikohtaiseksi vertailuaineistoksi, jonka kyselyn organisaatiokohtaiset hallinnoijat voivat tulostaa. Kolmanneksi, kysely tuottaa tutkimusdataa tutkimuslaitokselle jatkoanalyyseja varten.         
                                                                         
tutkimuksen kesto:         2008-2011

4. Rekisterin tietosisältö

Verkkokyselyn organisaatiokohtaisen hallinnoijan yksilöintitiedot:
Henkilön etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asema, organisaation nimi, organisaation toimipaikka, organisaation sektori. Käyttöehtojen ja henkilötietojen käsittelyn hyväksyminen. (HetiL 8 §). Henkilörekisterin tiedot tallentuvat erillisinä tutkimustiedoista.

Rekisteriin liittyvät tutkimuksen taustatiedot:
Kyselyn nimi, kyselyn voimassaoloaika, onko ensimmäinen vai uusintakysely, valitut tulosraportoinnin taustamuuttujat. 

Rekisteriin liittyvät tutkimustiedot: organisaation henkilöstön anonyymisti ilmoittamat taustatiedot ja vastaukset tasa-arvokyselyn teema-alueilta.

5. Mistä tutkimusaineisto
    muodostuu

Verkkokyselypalvelu on laadittu työpaikkojen lakisääteisen (Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 8.8.1986/609 6 a §) tasa-arvosuunnitelman tekemisen apuvälineeksi sekä vertailu- ja tutkimusaineiston keräämistä varten. Verkkokyselypalvelun kohderyhmänä ovat vähintään 30 henkeä säännöllisesti työllistävät julkisen sektorin organisaatiot, puolustusvoimien yksiköt sekä pk- ja suuryritykset.

Kyselyn tilaaja rekisteröityy kyselyn organisaatiokohtaiseksi hallinnoijaksi ja hyväksyy käyttöehdot sekä henkilötietojensa käsittelyn. Tietoja säilytetään luottamuksellisesti ja käytetään ainoastaan kyselyn toteutuksessa sekä ylläpitotarkoituksessa. Hallinnoija tilaa kyselyn organisaatiokohtaisen vastaajatunnuksen ja määrittelee kyselyn vastausajan. (HetiL 9 §).

Kyselyyn vastataan anonyymisti organisaation yhteisellä vastaajatunnuksella. Vastaajia informoidaan kyselyvastausten käytöstä organisaation, sektorin vertailun ja tutkimuslaitoksen jatkoanalyysin datana. Kyselyyn vastaaminen tulkitaan ilmoitettujen käyttötapojen hyväksymisenä. (HetiL 8 §).

Tasa-arvokyselyn avulla kartoitetaan henkilöstön kokemukset ylitöistä, itsensä kehittämisestä ja uralla etenemisestä, työilmapiiristä ja johtamisesta, jaksamisesta, sukupuolisesta häirinnästä ja ahdistelusta sekä työpaikkakiusaamisesta, työn ja perheen yhteensovittamisesta ja tasa-arvosta. Vastausajan päätyttyä palvelu tulostaa rekisteröityneelle hallinnoijalle organisaatiokohtaisista vastauksista vakioraportin, jossa vastausten jakautumista tarkastellaan sukupuolen mukaan sekä mahdollisesti iän tai henkilöstöryhmän mukaan.

Vastaajien anonymiteettiä suojellaan myös taustamuuttujaluokkakohtaisin raportoinnin rajoituksin: mikäli taustamuuttujaluokassa on alle viisi vastaajaa, tulosta ei tällöin näytetä. Kaiken kaikkiaan kyselyyn täytyy saada 20 vastausta, että organisaatiokohtainen tulosraportti voidaan tulostaa. 

Anonymisoidut kyselyvastaukset kertyvät myös sektorikohtaiseksi vertailudataksi. Vertailuaineistoksi täytyy kertyä vähintään 3 organisaation kyselyvastaukset, että rekisteröitynyt hallinnoija voi tulostaa sektorin vertailuraportin. Vastaajaorganisaatioiden tunnistetietoja ei näytetä sektorin vertailuraportissa.

6. Tutkimus tehdään

kansallisena

  EU/ETA -alueen sisäisenä
  EU/ETA -alueen ulkopuolisena

7. Rekisterin suojauksen 
    periaatteet

tiedot ovat salassapidettäviä

Manuaalinen aineisto:      

ATK:lle talletetut tiedot: Tasa-arvokyselyä käytetään suojatuin yhteyksin. Palveluntarjoaja vastaa yrityskohtaisen, luottamuksellisen tutkimusdatan tallentamisesta, varmuuskopioinnista sekä palvelun tietoturvasta. (HetiL §5, §32).

Tasa-arvokyselyn organisaatiokohtainen hallinnoija rekisteröityy kyselyn tilaajaksi omalla sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Organisaatiokohtaisista hallinnoijista muodostuvan henkilörekisterin tiedot näkyvät vain järjestelmän ylläpitäjälle. 

Kyselyyn vastataan anonyymisti organisaatiokohtaisella yhteistunnuksella ja salasanalla. Kyselyn organisaatiokohtainen hallinnoija pääsee tulostamaan organisaation tulosraportin sekä sektorin vertailutuloksen henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

Vain järjestelmän ylläpitäjällä ja tutkimuslaitoksella on pääsy raakadataan omilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 
      
  käyttäjätunnus
  salasana
  käytön rekisteröinti
  kulun valvonta

  Tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa
  Aineisto analysoidaan tunnistetiedoin, koska 
         (peruste tunnistetietojen säilyttämiselle):

           kyselyn käyttäjistä vain organisaation hallinnoija pääsee tulostamaan organisaatiokohtaisen tulosraportin henkilökohtaisella tunnuksellaan. Hallinnoijan tunnistetiedot eivät kuitenkaan näy organisaatiokohtaisessa raportissa tai sektorin vertailutuloksessa. Organisaation nimi tulostuu organisaatiokohtaiseen kyselyyn ja tulosraporttiin, mutta ei sektorin vertailutulokseen.

Järjestelmän ylläpitäjä ja tutkimuslaitos sitoutuvat vaitioloon organisaation ja hallinnoijan yksilöivistä tunnistetiedoista (HetiL §33). Tutkimuslaitos ei käytä hallinnoijan tai organisaation tunnistetietoja aineistojen tieteellisissä analyyseissä.

8. Tutkimusaineiston 
    hävittäminen/arkistointi

Tutkimusrekisteri hävitetään

  Tutkimusrekisteri arkistoidaan
	  ilman tunnistetietoja
	  tunnistetiedoin

          Mihin: Työelämän tutkimuskeskus, 33014 Tampereen yliopisto

9. Tarkastusoikeus ja 
tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröityneillä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot maksuttomasti kerran vuodessa (12 kk). (HetiL 26-28 §). Verkkokyselyn rekisteröityneet tilaajat (organisaatiokohtaiset hallinnoijat) voivat tarkastaa antamansa henkilötiedot palveluun kirjauduttuaan kohdassa "omat tiedot".

Henkilötietolain lähtökohtana on, että jokaisella tulee olla mahdollisuus tietää itseään koskevien henkilötietojen käsittelystä. Tieteellisen tutkimuksen osalta tästä vaatimuksesta on eräiltä osin poikettu, koska tutkimustarkoituksessa kerättäviä tietoja ei saa käyttää päätöksenteossa, eli yleensäkään  rekisteröityjen asemaan ja oikeusturvaan vaikuttavalla tavalla. Tästä syystä rekisteröidyillä ei ole lakiin perustuvaa oikeutta saada tarkastaa pelkästään tutkimustarkoitusta varten käytettäviä tutkimusrekistereihin talletettuja itseään koskevia tietoja. Käytännössä rekisteröidyllä ei myöskään ole mahdollisuutta vaatia rekisterissä olevia virheellisiä tietoja oikaistuksi.

10. Tiedon korjaaminen ja
tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisteröityneillä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. (HetiL 29 §). Verkkokyselyn rekisteröityneet tilaajat (organisaatiokohtaiset hallinnoijat) voivat itse muuttaa antamansa henkilötiedot palveluun kirjauduttuaan kohdassa "omat tiedot". Mikäli kyselyn hallinnoija organisaatiossa vaihtuu, tiedonkorjaamispyyntö voidaan tarvittaessa osoittaa Mindcom Oy:lle.

Mindcom Oy
PL 1188, Microkatu 1, 70211 Kuopio
Puh. (017) 441 2200
mindcom@mindcom.fi